【Power Apps】「営業向け案件管理アプリ」のご紹介

2022.01.18
【Power Apps】「営業向け案件管理アプリ」のご紹介
「Power Appsでの営業向け案件管理アプリ」のご紹介 こんにちは、MS開発部の内田です。

早速ですが、業務のDX化は進んでいますでしょうか?
弊社では社内業務のDX化を進めるにあたって、これまでにいくつかアプリを作成してきました。
今回は社内業務のDX化の一環として、新たに営業向けの案件管理アプリを作成しましたので
案件管理アプリの紹介をしていきたいと思います。

以下の記事でこれまでに弊社で作成したアプリについて紹介しております。
「Power AppsとQRコードを利用した備品管理」のご紹介
「Power Appsでの健康診断管理」のご紹介

営業向け案件管理のDX化

社内業務のDX化の中でも営業向け案件管理のDX化は大きな壁になっていると思います。
と言うのも、案件を管理する場合
  • リード
  • 受発注情報
  • 顧客管理
  • 担当者管理
  • 案件にアサインするメンバー管理
  • 営業活動における日々の進捗
これらをまとめて管理したいですよね。

ただ、管理したい項目が多岐にわたるため
  • 要件に合致するアプリをなかなか見つけられない
  • 複数アプリで管理している
  • 結局Excelでの管理が楽
このようにDX化に悩まされている会社も多いと思います。

今回は上記の悩みに応えるべく、
Power Apps(Power Platform)で作成した営業向け案件管理アプリをご紹介します。

※DXとはデジタルトランス・フォーメーションの略称であり、データやデジタル技術を活用することで、新しい価値を生み、あるいは業務プロセスや組織を変革し、競争上の優位性を確立すること。

Power Appsでの営業向け案件管理アプリ

案件管理アプリを作成するにあたり、Power Platformの製品は以下の4つです。
  • Microsoft Power Apps(以下「PowerApps」)
  • Microsoft Power Automate(以下「Power Automate」)
  • Microsoft Dataverse(以下「Dataverse」)
  • Microsoft Power BI(以下「Power BI」)
※Dataverseとは、Microsoftが提供するビジネスアプリケーションデータを格納できるクラウドベースのストレージスペース。(旧称Common Data Service)

※Power BIとは、ビジネス活動から蓄積されたデータを収集・分析し視覚的にわかりやすいレポートを作成するツール。

Power Apps、Power Automateについては以下記事でまとめて紹介しています。
ぜひご参照ください。
社会人1年目がPower Platform・Power Appsについて調べてみた

Power Appsでの管理データ一覧・入力の流れ

まずは、管理するデータの一覧と入力の流れについてご紹介します。
今回は案件管理に必要な以下のデータをDataverseで管理しています。

■案件データ
  • 案件一覧(リード)
  • 月別工数管理
■受発注管理データ
  • 受注一覧
  • 発注一覧
■タイムラインデータ
  • タイムライン一覧
■マスタ
  • 取引先企業
  • 取引先担当者
Dataverseに格納されているデータを元にPower Appsのモデル駆動型アプリを使用し、
1つのアプリでデータの入力、管理ができるようにしています。
モデル駆動型アプリを使用することで、
同環境にあるDataverse内のデータを利用し、閲覧や編集を行うことができます。

※モデル駆動型アプリとは、Power Appsアプリの一つで特徴としてモデルを設計しテーブルを構築する事で基本的なUIがノーコードで作成できます。
(キャンバスアプリに比べると、UIの自由度は低いです。)
また、標準機能で表のグラフ化やエクスポート インポート機能なども備えています。

案件管理を行う際のデータ登録、アプリ利用の流れは以下になります。
データ登録、アプリ利用の流れ

データ登録、アプリ利用の流れ

これらのデータの登録・編集・閲覧が案件管理アプリ内で可能となっています。
また、【Power BIを使ったグラフのダッシュボード化】で後述しますが、Power BIを使って作成したダッシュボードに登録データが反映されていきます。

次に実際の案件管理アプリを見ていきます。
アプリ内にDataverseに登録されているデータ一覧が表示され、登録・編集を行うことが可能です。
案件一覧の例

案件一覧の例

案件一覧(リード)を登録する際の登録フォームは以下のようになります。
タイムラインは案件ごとに日々更新、確認を行うため、
案件登録フォームの下に入力できるよう配置しています。
また、案件に一意の番号を設定しており、各テーブルのデータが案件番号で紐づいた状態にしています。
案件一覧登録フォームの例

案件一覧登録フォームの例

Power BIを使ったグラフのダッシュボード化

案件の一覧だけでなく、顧客別の売上や、受注経路の割合なども一目で確認できると便利ですよね。
標準機能でもグラフ化は可能ですが、
複雑な条件を指定するには専用のビューを作成する必要があり、
デザインの自由度も低いなどの制限がある為、今回はPower BIでダッシュボードを作成しました。
案件管理アプリから登録したデータが一定時間でダッシュボードに反映されます。
Power BIダッシュボード

Power BIダッシュボード

閲覧するダッシュボードを、タブで切り替えることができます。
以下の4つのダッシュボードを用意しています。
  • 案件一覧 年度別グラフ
  • 案件一覧 月別グラフ
  • 案件一覧 表サマリ
  • 月別工数管理
ダッシュボード内のスライサー(ドロップダウン)から年度、月を選択することで年度別、月別でデータの推移を確認することも可能です。

Power Automateを使った通知機能・データ更新機能

多数の案件を管理していると、多くのタスクに埋もれて期限や納品物の漏れが発生します。
そこでPower Automateを使い、以下の自動化機能を案件管理アプリに追加しています。

◇終了前通知機能
案件の終了40日前に営業担当者に通知メールを送ります。

◇納品日通知機能
納品日に案件主担当と営業担当に納品物の格納先を登録するように通知メールを送ります。

◇納品物格納先URLの登録の自動化
納品日の通知メールに納品物の格納先URLを記載して返信をすると、
メールに記載されたURLを自動で案件一覧テーブルに登録します。
案件一覧アプリに直接アクセスせずともデータの更新が可能になっています。
納品日通知メールの例

納品日通知メールの例

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回はPower Platformを用いて案件管理アプリを作成してみました。
社内業務DX化のお役に立てれば幸いです。

弊社ではご紹介させて頂いたPower Apps(Power Platoform)を利用したアプリや
SharePointで利用するWebパーツなども作成しておりますので、興味をお持ちいただいた方は下記からお問い合わせいただければと思います。

以上、最後までご愛読いただき
ありがとうございました。

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