【社内業務】備品管理をする目的とは?管理方法やシステム化のご紹介

2022.01.04
【社内業務】備品管理をする目的とは?管理方法やシステム化のご紹介
備品管理の目的とは?手順やシステムのご紹介

こんにちは、MS開発部の市川です。

皆様は社内で備品を管理する際に、このようなお悩みを抱えていませんか?

  • 備品管理業務に、時間がかかってしまう
  • もっと上手な備品管理方法を知りたい
  • そもそも、備品管理の方法がわからない
そのような方に向けて、
備品管理における「台帳の作り方」および「上手な備品管理方法」について、
今回は記述していこうと思います。

備品を管理する目的

そもそもなぜ備品を管理するのでしょうか?

それは、各備品の情報や現在のレンタル状況を把握しておくことで、

  • 会社のリソースの効率的な運用
  • 業務の効率化
  • セキュリティ対策
ができるからです。

会社のリソースの効率的な運用

PCやスマートフォン、Wi-Fiなどの備品は会社の経費で購入するかと思います。
会社が現在持っている備品を把握していないと、
使用可能な備品が余っているにも関わらず、新たな備品を購入してしまいます。
無駄な備品を購入してしまうだけでなく、
その備品のためのスペースが必要になり賃料もかかります。

備品管理を行うことで、
無駄を減らして、会社のリソースを最大限活用することができます。

業務の効率化

会社の備品は社員同士でシェアして使用することが多いです。
その際備品管理を行っていなければ、
使用したいと思った備品がどこにあるのか、
探し回る必要があるため時間を浪費してしまいます。

備品管理を行うことで、
どの備品がどこにあるのかを把握することができるため、
普段の業務に支障をきたすことがなくなります。

セキュリティ対策

PCやスマートフォンを管理していなかった場合どうなるでしょう。
管理していなかった場合、退職した社員が備品を持って帰ってしまうかもわかりません。

備品管理を行うことで、
そのようなことを防ぎ、会社の機密情報の漏洩を防ぐことができます。

備品管理手順

それではここからはどのように備品を管理すれば良いのか、ご紹介いたします。

備品管理台帳

まずは備品管理台帳を作成します。
一般的には紙やエクセルを使って管理する会社が多いと思います。

管理する項目としては、

  • 管理番号
  • 備品種類
  • 購入日
  • レンタル者
  • レンタル日
  • 保管場所
などが挙げられます。

さらに会社や備品種類によっては管理したい項目も増えてくるかと思います。
例えば情報関連機器であれば、
シリアル番号やスペックなどの項目も必要になってくるでしょう。

ラベルの貼付

台帳を作成したら備品にラベルを貼付します。
例えばPCやスマートフォンは同時期に同種類のものを複数購入することがあると思います。
そのままの場合一目見ただけでは、区別することができなくなってしまいます。
そこで一意になる番号が記載されたラベルを備品に貼ることで区別して管理することができます。

備品管理ルールの周知

会社の備品に関してはどの社員も必ず関わってくることであると思います。
そのため管理するルールを周知させることがとても大切になってきます。

せっかく管理しているにも関わらず、ルールの把握が曖昧であると
備品の紛失や盗難につながってしまいます。

そのため、返却した場合や他の社員に直接受け渡す場合は必ず連絡するなど、
備品の使用ルールや管理マニュアルなどをまとめて、周知することが必要です。

定期的に棚卸

備品管理においては、定期的に棚卸をする必要があります。

棚卸を行うことで、備品管理台帳に記載されている情報が
現在の状況と差異がないのかを確認することができます。

棚卸を定期的に行うことで、備品の破損や紛失、故障を発見することができるので
備品の交換やメンテナンスが可能です。

また備品の不足や逆に余ってしまっているという点も確認ができるので、
リソースの効率的な運用ができます。

備品管理のシステム化

今回は備品管理をする理由、および管理方法について解説いたしました。
上記の流れを利用すれば、紙でもエクセルでも備品管理を行うことができます。

しかしこれらを紙やエクセルで管理するとなると、
記入の手間やヒューマンエラーが発生してしまう可能性があります。

そこで弊社では効率よく備品管理を行うため、
「QRコードを利用した備品管理アプリ」を作成いたしました。
(QRコードはデンソーウェーブの登録商標です。)

一般的な備品管理方法と違う点は、

  • QRコードを利用して備品を管理
  • 備品管理台帳を、備品情報(マスタ)とレンタル情報(履歴)に分けて管理
  • 棚卸の自動化
があります。

QRコードを利用して備品を管理

一般的には社員が会社の備品管理者に対してメール等で、
現在どの備品をレンタルしているのかを報告し、
管理者は確認した情報をエクセルにするという流れが多いと思います。

しかしこの方法であると、報告ミスや報告忘れが起きてしまうかもしれません。

備品管理をシステム化しQRコードを利用することで、
簡単且つスムーズに備品のレンタル状況を管理者に伝えることができます。

備品管理台帳を、備品情報(マスタ)とレンタル情報(履歴)に分けて管理

一般的には備品管理台帳としてまとめて備品固有の情報とレンタル状況を管理する事が多いと思います。

ですがよくある事例として、
新たに備品を借りた際に破損していた、
または情報関連機器の場合初期化しておらずパスワードがわからなくて開けない
ということがあります。

その場合、もし備品管理台帳のレンタル者を更新してしまっていたら、
以前にレンタルしていた人の情報がわからず探さなければいけないということになってしまいます。

これらは踏まえ弊社の備品管理システムでは
備品情報とレンタル情報を分けて、レンタル情報にデータを蓄積させていくことで
今までこの備品は誰にどれくらいの期間使用されていたのか?
どのタイミングで修理を行ったのか?
などを振り返ることが可能です。

棚卸の自動化

一般的には半年や一年に一回、
管理者が各社員にむけて棚卸を行うようメールを送信する会社が多いと思います。

しかし備品の管理者には棚卸情報中であろうとも他の業務と兼任しており
負担になっている方も多いのではないでしょうか。

そこで弊社の備品管理システムは、
備品のレンタルを行った際に、
レンタル登録を行った日付から〇か月後という形で設定可能なので、
各社員・各備品によって棚卸する日程が分散するため
一斉に棚卸をする必要がありません。

また業務のフローを自動化する機能も搭載しておりメールの自動送信が行われる為、
管理者は時間があるときに集めた情報を確認するだけで済みます。

まとめ

この記事では、
備品管理のやり方について、備品管理をする目的やメリット、
手順や上手に管理するコツ、システム化によるメリットについてご紹介しました。

備品管理とは、会社で使用している備品を管理することです。
備品管理を的確におこなう事で業務の効率化や経費の削減をすることができます。

これから備品管理をするという人は、
ぜひ今回ご紹介した内容を備品管理に活かしていただけたらと思います。

もし弊社の「QRコードを利用した備品管理」に興味をお持ちいただけたら
こちら弊社の記事、
【Power Apps】「QRコードを利用した備品管理」のご紹介
もお読みいただければ幸いです。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

以上、最後までご愛読いただき
ありがとうございました。

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