【Microsoft Teams 活用】Teamsで完結する承認プロセス

2022.05.11
【Microsoft Teams 活用】Teamsで完結する承認プロセス

こんにちは。入社3年目、MS開発部の三浦です。
Microsoft Teams活用シリーズの第5回目は、「Teamsで承認をする」方法をご紹介します。

過去のシリーズはこちらになります。
【Microsoft Teams 活用】 会議/ウェビナー/ライブイベントを有効活用する
【Microsoft Teams 活用】 自動文字起こし機能「トランスクリプト」の紹介
【Microsoft Teams 活用】ループコンポーネントとは?チャット内で使える共同作業ツールの紹介
【Microsoft Teams 活用】Teamsでもブレークアウトルームが使えるって本当?設定と使用方法の紹介


Teamsには現在、「承認アプリ」というアプリケーションが配置されており、利用者が簡単に承認要求を作成できるようになっています。
申請が必要なタイミングで承認を要求したいときなどTeamsからすぐに送信できるのは便利ですよね。また、テンプレートが用意されており、休暇申請や経費精算、書類の承認などの場面に応じた入力内容を予め用意し、承認要求をすることができます。

「承認」といえば、Microsoft社のローコードアプリケーションプラットフォームであるPower Platformの1つであるPower Automate(以下Automate)には、承認アクションがあり自分で簡単に承認申請フローを作成することが出来るのはご存知でしょうか。
この承認アクションはメールに承認依頼を送信し、メールで承認するのが既定の仕様ですが、これをTeamsにて承認することもできます。

ライセンス・アクセス許可関連について

承認アプリを使用する為には以下のライセンスが必要になります。

  • Power Automate + Office 365/Dynamics 365 のライセンス

承認アプリはAutomateとDataverseを使用しているため、それらに関するライセンスが必要になります。
※Dataverse はDataverse for Teamsでも問題ありません。

また、必要なアクセス権限及びセキュリティロールは以下になります。

  • Dataverseデータベースを作成するためのアクセス許可が付与されていること
  • ターゲット環境における管理者のセキュリティロール

承認の情報は、すべてDataverseのデータベースに保存されます。新規で承認を作成する場合は、データベースをプロビジョニングするためDataverseの管理者ロールが付与されたユーザーが必要になります。過去にAutomateで承認フローを使用していた場合はプロビジョニングする必要がないため、特に問題なく承認を作成できます。
また、その環境を管理する為に、Power Platform環境の管理者権限が必要です。

承認を作成する環境は、あらかじめ作成されている環境のみ選択可能ですので、Dataverse for TeamsやPower PlatfomrからDataverse環境を作成してください。

注意点として、承認アプリにはテンプレート機能が存在します。このテンプレートを使用したり、新規に作成する場合は、Microsoft Formsのコンポーネントを使用するためMicrosoft Formsのライセンスも必要になるようです。

-公式のドキュメントはこちら-

Teamsに承認アプリを追加する

承認アプリを使えるようにするには管理センターの設定が必要です。

①管理センターから「承認アプリ」のアクセス許可が設定されているかを確認します。
Teamsの管理センター>「Teamsのアプリ」>「アクセス許可ポリシー」>「グローバル」で承認アプリが追加されていることを確認しましょう。(すべてのアプリを許可している組織では確認は不要です。)
承認アプリの追加方法_1

②Teamsのサイドバーから「…」>「承認」をクリックしアプリを追加します。
承認アプリの追加方法_2

承認アプリの説明

では、実際にTeamsに承認アプリを追加してみましょう。
Teamsの承認アプリをクリックすると、承認ハブが表示されます。
この承認ハブにはAutomateから作成した承認要求のすべてが表示されます。そして、承認フローはAutomateの環境に紐づく為、右上にPower Platformの環境が選択できるドロップダウンが存在します。
また、承認は送信したものと受信したもので分かれており、自身が承認しなければいけないものが一目で分かるようになっています。
※この承認ハブには「任意の承認フローのみ表示させる」といったことはできません。逆にTeamsのみに通知が行くようにAutomateのフローを変更することもできないようです。
承認アプリの追加方法_3

承認アプリから承認を作成

実際に承認要求を作成してみました。

①Teamsで承認アプリを起動後、画面右上から新しい承認を作成できます。
承認の作成_1

②項目を入力して承認要求を作成します。
要求の種類:基本
承認の名前:承認のタイトル
承認者:承認依頼を送信する承認者

承認する際は、送信されてきた承認要求から「承認」をクリックします。
「その他の操作」からキャンセルやフォローアップ、再割り当てが可能です。
承認の作成_2

承認の種類として「電子署名」があります。AbodeSignやDocsSignと連携しサインが必要な承認要求も作成できるようですね。

承認はチャットやチャネルからも作成可能です。
テキストボックスの下にある承認アイコンをクリックしてください。
承認の作成_3
この時、承認者に選択できるユーザーはチャットまたはチームのユーザーに制限されます。

承認テンプレートを使用して承認を作成する

Teamsの承認にはテンプレートが存在します。
休暇申請や、出張、経費精算などの申請が必要な項目に対してテンプレートが用意されてあります。また、自身でテンプレートを作成することができます。実際にテンプレートを作成し、使用してみましょう。

①「新しい承認要求」から要求を作成します。

②上部タブから「テンプレート」をクリックしてテンプレートを選択します。テンプレートを初めて使用する場合は設定から始めます。「テンプレートの作成に移動する」からテンプレートを作成してみましょう。
テンプレート承認_1

③今回は「休暇」のテンプレートを選択してみました。そうすると、以下のようなフォームが出てきてきます。これはテンプレートのサンプルになっており、設定が完了するとテンプレートに追加されます。
テンプレート承認_2

④初めてテンプレートを作成する場合は、管理グループの作成も同時に行われます。このグループでテンプレート情報を保持するようになっているみたいですね。
テンプレート承認_3

⑤テンプレートが追加されたら、「テンプレートの管理」からテンプレートをカスタマイズできます。
必要な入力項目を追加したり、カテゴリを変更したり、承認担当者を予め決めておくことも可能です。

テンプレート承認_4

テンプレートの管理_基本設定

テンプレート承認_5

テンプレートの管理_フォームデザイン

テンプレート承認_6

テンプレートの管理_ワークフロー設定

⑥実際に作成したテンプレートを使用して承認を作成してみました。
必要な項目が決まっているので入力者も管理者も楽に使用できますね。

テンプレート承認_7

休暇テンプレート


テンプレート承認_8

承認要求の様子

無効にする方法

新しい機能が使えるようになると、使いたくないと思う人も一定数存在しますよね。承認アプリをテナント内で使用したくない場合は、以下の方法で無効にできます。

①Teamsの管理センターにサインインします。

②「Teamsのアプリ」>「アプリの管理」をクリックし、「承認アプリ」を検索します。
無効方法_1

③承認アプリを無効にします。
無効方法_2

注意点

現在、Teamsで承認アプリをオンにするとAutomateの既存の承認要求がすべて表示されるようになります。そのため、「このフローの承認はTeamsで表示したいけど、こっちのフローはメールで」という使い分けができません。Automateで作成したフローはメールにて送信されるので、Teamsとメールの二段構えで承認要求を作成することになります。

また、承認要求が送信される度に、通知音がなります。もし、煩わしいなと感じた場合は、Teamsのアクティビティから承認を右クリックし、通知をオフにすることもできます。ただし、すべての承認要求の通知がオフにされるので注意してください。

注意点_1

通知をオフにする

以上、Teamsの承認アプリの紹介でした。
Automateと連携できるのはうれしい反面、細かい設定ができないのは少し残念な気持ちですね。今後、機能の追加や更新を期待したいと思います。本記事もそれに合わせ随時更新していきます。
紙媒体で時間のかかる承認より電子化されて早く済む方が時間の自由度が上がっていいなぁと感じました。便利に使えるものはぜひ使っていきたいですね。

それでは、今回はここで失礼します。

以上、最後までご愛読いただき
ありがとうございました。

お問い合わせは、
以下のフォームへご連絡ください。

お問い合わせ

PAGETOP