【Microsoft Teams 活用】 自動文字起こし機能「トランスクリプト」の紹介

2022.04.07
【Microsoft Teams 活用】 自動文字起こし機能「トランスクリプト」の紹介

こんにちは。入社3年目、MS開発部の三浦です。
今回は、Microsoft Teams 活用シリーズ 第2回目として、「トランスクリプト」に焦点を当てていきたいと思います。

第1回目の記事では、「会議/ウェビナー/ライブイベント」について紹介しましたので、興味がある方は、ぜひこちらも一読いただけると嬉しいです。
【Microsoft Teams 活用】 会議/ウェビナー/ライブイベントを有効活用する

まず、「トランスクリプト」についてですが、言葉としては「Transcript(筆記したもの、記録、写し)」という英単語になります。これがビジネスで派生し、「会話内容を文字に書き起こす」という意味でつかわれるようになりました。名詞系のトランスクリプションもよく見かける単語だと思います。

では、さっそくMicrosoft Teams(以下Teams)のトランスクリプト機能について紹介していきたいと思います。

事前準備

必要なライセンス

トランスクリプトは以下のライセンスを有しているユーザーが実行できます。

  • Office 365 E1、E3、E5 A1、A3、A5 
  • Microsoft 365 E1、E3、E5 A1、A3、A5
  • Microsoft 365 F1、F3
  • Microsoft Business Basic、Business Standard、Business Premium SKU

Teams管理センターでの設定

事前にTeams会議ポリシーでトランスクリプトが実行できるのか確認しましょう。

①Teamsの管理センターにアクセスします。

②「会議」>「会議ポリシー」>「レコーディングとトランスクリプト」を確認します。トランスクリプトがオンになっていればそのテナントのTeams内でトランスクリプトが使用できます。
トランスクリプト_管理センター設定

トランスクリプトの実行

会議中のTeamsでライブトランスクリプトを実行できます。ここで書き起こされたテキストは、会議のビデオやオーディエンスと一緒に表示され、発言者の名前とタイムスタンプも記録されます。
このトランスクリプトは、作成後は会議主催者のExchange Onlineアカウントに保存されます。会議主催者が削除するまでアクセス可能です。

①会議中のTeamsで、上の「…(その他の操作)」をクリックし、「トランスクリプションの開始」をクリックします。

②全体に通知されると同時に、右にトランスクリプトの内容が表示されるようになります。
初めて使用する場合は、トランスクリプト欄右上の「…」から「音声言語を変更しますか?」から使用する音声を設定してください。(音声が一致していないとスクリプトが実行されません)。
スクリプトの実行_1

スクリプトの実行_2

③トランスクリプトの停止をする際は、スタート時と同様に「…(その他の操作)」から「トランスクリプションの停止」をクリックします。 スクリプトの実行_3

④過去のスクリプトは、終わった会議のチャットスペースやカレンダーのイベントから確認できます。 スクリプトの実行_4 .docxや.vttの形式でダウンロードすることも可能です。

その他の設定

トランスクリプトの機能は自動で、発言したユーザーを識別します。この機能を制限したい(=匿名で会議に参加したい、発言が誰のものかを識別させたくない等)場合は、次の操作から設定可能です。

①Teams上部の「…(名前アイコンの横)」から「設定」をクリックします。 トランスクリプトその他の設定_1

②「キャプションとトランスクリプト」からトランスクリプトの設定をオフにします。
これで、トランスクリプトでの発言が匿名で表示されるようになります。
トランスクリプトその他の設定_2

以上、Microsoft Teamsのトランスクリプト機能の紹介でした。会議や打ち合わせが多い業種にはもちろん、営業の方でも活躍できる機能だと思います。

1点注意ですが、このトランスクリプトにはアイテム保持ポリシーの適用、電子情報開示、法的ホールドのサポートは現在無いようです。使用する場合は、会議主催者の作業に依存していることを理解した上で使用してください。

議事録作成の手間を省き、内容漏れ防止にもつながるのでぜひ使ってみてください。(機械で判断しているので、たまに誤字がありますがそこは大目に見ましょう。笑)

-公式の紹介はこちらー

気になる内容があれば、ぜひお問い合わせください。
では、今回はここで失礼します。

以上、最後までご愛読いただき
ありがとうございました。

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