Microsoft OfficeのWordとSharepointライブラリの列連携

はじめまして、MS開発部の 種田 です。

今回はInfopathのサービス終了アナウンスに伴い、ご提案の機会が少しだけ増えたMicrosoft OfficeのWordフォーム（＋ライブラリの列連携）をご紹介させて頂きます。
Infopathで簡単な入力フォームなどを作成しておられた方は、是非今後の代替案候補に含めて頂けますと幸いです。

Wordフォーム＋ライブラリの列連携とは

簡単に言うと、“Wordに必要項目を入力後、ドキュメントライブラリに保存することで入力した内容がライブラリの列に反映される”ということです。
ライブラリにて作成した列がWord文書のプロパティとして認識され、クイックパーツとして文書内に設置することが可能です。
このWordを申請書や議事録などの雛形にしておくことで、ドキュメントライブラリを使用したWord文書の管理も行えてしまうという優れ物です。

Wordフォームのメリット

• 操作性

  • ・Wordファイルなので使い慣れた操作にて雛形の作成から修正までを行える
  • ・ノンコーディングで列連携の実装が可能
  • 操作方法さえ覚えてしまえば、ユーザー様ご自身で実装することも可能なほど、簡単に作れてしまいます。

• ライブラリのエクスポート機能を使用し、Wordに入力された内容を集計することが可能

  • ワードを１つ１つ開いて内容を確認する手間が省けるので、非常に便利です。

• Word⇔ライブラリの双方向更新が可能

  • ライブラリ側のプロパティ編集画面（ブラウザー操作）にてWord本文中の値を修正することが可能です。
    またワークフローからもこの列を参照・更新することが可能となり、承認ワークフローなどと併せて利用いただくことも可能です。

• 参照列も挿入可能

  • 例えば以下のようなリストを作成し、ライブラリに参照させることで、ワード側でも選択肢として参照した値を扱えます。

    

    ただこの参照列、以下のような不思議な仕様があります。
    ・取得してくるアイテムは、参照元リストのデフォルトビューで設定されているフィルターなどが適用される
    ・デフォルトビューで30件を纏めて表示（ページング）の設定をしている場合、1ページ目の情報しか選択肢に表示されない

    ビューの設定によって選択肢の内容を制御できるのは良いのですが、デフォルトビュー以外のビューを指定できればもっと使い勝手が良くなりそうですが、残念ながら指定できないようです。

• Wordテンプレートはオフライン環境でも利用可能

  • 列連携を含めた雛形さえできてしまえば、入力する環境は問いません。
    オフライン環境で記入しても、結果ライブラリにアップロードしていただくことで入力内容がライブラリに反映されます。
    これを利用し、イントラネットへアクセスできないユーザーに対し、簡易アンケートなどをWordで作成・配布、後日ライブラリの列連携を使用した集計なども行えます。
    ※上述の参照列においてはオフライン環境では使用できません。

• 保存先がドキュメントライブラリなので、フォルダ分けなどを行えば5000件以上のドキュメントも保存可能

  • これは皆様ご存知かと思いますが、ファイル数が多くなれば多くなるほど目的のファイルにたどり着くことに一苦労します。そのような場合は、以下のライブラリの使用をお勧めしておりますので、興味がある方は併せてご参考下さい。

    SharePointで5000件以上のリストデータを表示するJavaScriptライブラリ①

    SharePointで5000件以上のリストデータを表示するJavaScriptライブラリ②

    TIPS: あまり関係の無い情報ですが、5000件問題についてSharepoint2013以降、SQLServer側ではLOCK_ESCALATIONが無効になっているとのことなので、アプリ側で制御しているようです。（以前セミナーに参加した際、MSの方がおっしゃってました！）

Wordフォームのデメリット

• 動作を付けたフォームの作成が難しい

  • Infopathの繰り返しテーブルやセクションの書式設定、ボタン押下でファイル名決定＋指定先にファイル保存などのような、動作を入れたフォームの作成が難しいです。
    Wordである以上、すこし凝った事をしようとすると難易度がどんどん上がっていきます。英語のフォーラムを巡りまわってようやく解決なんて事も・・。

• Word Online(Word Web App)に対応していない

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いかがでしたでしょうか？簡単にWordとライブラリの列連携機能をご紹介させていただきました。使い方次第では便利な機能かと思いますので、ご参考になれば幸いです。