【SharePoint】リストやライブラリのPower BIによる自動可視化

2022.02.15
【SharePoint】リストやライブラリのPower BIによる自動可視化

こんにちは、MS開発部の市川です。

従来ではSharePointのリストやライブラリをPower BIで可視化する場合、
Power BI側からデータソースをSharePointとして可視化を行っていたかと思います。

しかし先日、SharePointライブラリから
Power BIのレポート作成ができるということを知りました。

これを機にこのブログでは、
SharePointの統合という機能を利用して、
SharePointリストやライブラリを、Power BIとして可視化する方法をご紹介しようと思います。

リストやライブラリのPower BI自動可視化のメリット

従来の方法ではなく、今回の方法を使用するメリットをご紹介します。

  • レポートはリストとライブラリの権限に依存するため、都度レポートの権限設定をしなくて済む
  • リストやライブラリから自動的にある程度のレポートを作成してくれる
  • SharePointに可視化したグラフをレポートとして設置できる

利用するためのライセンス

以下では、この方法でのレポート作成についてご紹介しますが、
この方法は、
Power BI Proライセンスが必要です。

もしも教育機関や法人でOffice 365 E5やOffice 365 A5などの
一部のライセンスをお持ちであれば、Power BI Proのライセンスも含まれているため、
個別に契約する必要はございません。

実際にレポートを作成

実際に、SharePointリストを基にレポートを作成してみようと思います。

レポートの作成

SharePointにて、
 【統合】 > 【Power BI】 > 【リストを視覚化する】
を選択します。

SharePoint リストを視覚化する

SharePoint リストを視覚化する

するとPower BIが新しいタブが開きレポートの作成が行われます。

Power BI レポート作成

Power BI レポート作成

リスト内データを基に、レポートを自動的に作成してくれます。
これからさらに表示したいレポートになるよう、編集を行っていきます。

レポートの編集

レポートの編集方法は2通りあります。

1.フィールドの追加・削除

簡単にグラフの変更を行う方法として、
画面右側のレポートのフィールドを追加・削除することで、
表示されるデータを変更することができます。

Power BI フィールドの追加・削除

Power BI フィールドの追加・削除

Power BI フィールドの追加

Power BI フィールドの追加

Power BI フィールドの集計値設定

Power BI フィールドの集計値設定

2.編集

1の方法だけで、意図しているレポートが作成できなかった場合は、
 【編集】 > 【編集モードに切り替え】
を行うことで、より理想的なレポートへと編集することができます。

Power BI 編集モードに切り替え

Power BI 編集モードに切り替え

レポートの公開

作成したレポートは
 【リストに公開する】
を選択することで他ユーザーにも共有することが可能です。

Power BI リストに公開する

Power BI リストに公開する

公開されたレポートは該当するリストおよびドキュメントライブラリの
 【統合】>【Power BI】
にて確認することが可能です。

SharePoint レポート選択

SharePoint レポート選択

レポート内のデータは定期的に更新されますが、
 【更新】
からでも更新することが可能です。
ただし、更新は3時間に1度の制限があることには注意が必要です。

SharePointライブラリのレポート化

先ほどの統合機能からのレポート作成方法をご紹介した際は、
SharePointリストから作成しましたが、ライブラリからもレポート作成が可能です。

Power BI ライブラリのレポート作成

Power BI ライブラリのレポート作成

しかしながらライブラリからでは、
ファイルとフォルダーに関するメタデータのみの視覚化しかできず、
フォルダー内のアイテムは分析対象外です。

Power BI ライブラリアイテム分析不可

Power BI ライブラリアイテム分析不可

補足:Power BIのライセンスについて

最後にPower BI についてのライセンスについてご紹介いたします。
以下の表をご覧ください。

Power BI ライセンス表

※1 レポートの編集 1.フィールドの追加・削除 のみ可能

無料版・Pro・Premium(ユーザーベース・容量ベース)とありますが、簡単にいうと、

  • レポートを自分だけで使用したい
  • →Power BI 無料版
  • レポートを作成・編集・共有したい
  • →Power BI Pro
    より容量などを充実させたい場合は、Power BI Premium(ユーザーベース)
といった形でしょうか。

Power BI Premium(容量ベース)に関しては、
レポートを作成できないため、
基本的にはPower BI ProやPower BI Premium(ユーザーベース)と組み合わせて利用します。
閲覧権限のみ保有させたいユーザーが多い場合には、
レポート作成者分のPower BI Pro + Power BI Premium
といった形にすることでコストを抑えることも可能です。

詳しくは、
Power BI ライセンスについて
にてご確認ください。

まとめ

いかがでしょうか?

今回はSharePointの統合機能を使用して、 SharePoint側からSharePointリストやライブラリの Power BIによる可視化の方法についてご紹介させていただきました。

ディープコムではほかにもDX推進のご支援としてPower Platformの導入から開発運用、
Azureと連携したウェブアプリケーション開発やSharePoint拡張Webパーツの製品販売も取り扱っております。

ご興味をお持ちいただけた方は、お気軽に下記よりお問い合わせいただければと思います。

以上、最後までご愛読いただき
ありがとうございました。

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