【SharePoint】リストやライブラリのPower BIによる自動可視化

こんにちは、MS開発部の市川です。

従来ではSharePointのリストやライブラリをPower BIで可視化する場合、
Power BI側からデータソースをSharePointとして可視化を行っていたかと思います。

しかし先日、SharePointライブラリから
Power BIのレポート作成ができるということを知りました。

これを機にこのブログでは、
SharePointの統合という機能を利用して、
SharePointリストやライブラリを、Power BIとして可視化する方法をご紹介しようと思います。

リストやライブラリのPower BI自動可視化のメリット

従来の方法ではなく、今回の方法を使用するメリットをご紹介します。

• レポートはリストとライブラリの権限に依存するため、都度レポートの権限設定をしなくて済む
• リストやライブラリから自動的にある程度のレポートを作成してくれる
• SharePointに可視化したグラフをレポートとして設置できる

利用するためのライセンス

以下では、この方法でのレポート作成についてご紹介しますが、
この方法は、
Power BI Proライセンスが必要です。

もしも教育機関や法人でOffice 365 E5やOffice 365 A5などの
一部のライセンスをお持ちであれば、Power BI Proのライセンスも含まれているため、
個別に契約する必要はございません。

実際にレポートを作成

実際に、SharePointリストを基にレポートを作成してみようと思います。

レポートの作成

SharePointにて、
　【統合】 ＞ 【Power BI】 ＞ 【リストを視覚化する】
を選択します。

するとPower BIが新しいタブが開きレポートの作成が行われます。

リスト内データを基に、レポートを自動的に作成してくれます。
これからさらに表示したいレポートになるよう、編集を行っていきます。

レポートの編集

レポートの編集方法は2通りあります。

1.フィールドの追加・削除

簡単にグラフの変更を行う方法として、
画面右側のレポートのフィールドを追加・削除することで、
表示されるデータを変更することができます。

2.編集

1の方法だけで、意図しているレポートが作成できなかった場合は、
　【編集】　＞　【編集モードに切り替え】
を行うことで、より理想的なレポートへと編集することができます。

レポートの公開

作成したレポートは
　【リストに公開する】
を選択することで他ユーザーにも共有することが可能です。

公開されたレポートは該当するリストおよびドキュメントライブラリの
　【統合】＞【Power BI】
にて確認することが可能です。

レポート内のデータは定期的に更新されますが、
　【更新】
からでも更新することが可能です。
ただし、更新は3時間に1度の制限があることには注意が必要です。

SharePointライブラリのレポート化

先ほどの統合機能からのレポート作成方法をご紹介した際は、
SharePointリストから作成しましたが、ライブラリからもレポート作成が可能です。

しかしながらライブラリからでは、
ファイルとフォルダーに関するメタデータのみの視覚化しかできず、
フォルダー内のアイテムは分析対象外です。

補足:Power BIのライセンスについて

最後にPower BI についてのライセンスについてご紹介いたします。
以下の表をご覧ください。

※1 レポートの編集 1.フィールドの追加・削除 のみ可能

無料版・Pro・Premium(ユーザーベース・容量ベース)とありますが、簡単にいうと、

• レポートを自分だけで使用したい
→Power BI 無料版
• レポートを作成・編集・共有したい
→Power BI Pro
より容量などを充実させたい場合は、Power BI Premium(ユーザーベース)

といった形でしょうか。

Power BI Premium(容量ベース)に関しては、
レポートを作成できないため、
基本的にはPower BI ProやPower BI Premium(ユーザーベース)と組み合わせて利用します。
閲覧権限のみ保有させたいユーザーが多い場合には、
レポート作成者分のPower BI Pro + Power BI Premium
といった形にすることでコストを抑えることも可能です。

詳しくは、
Power BI ライセンスについて
にてご確認ください。

まとめ

いかがでしょうか？

今回はSharePointの統合機能を使用して、 SharePoint側からSharePointリストやライブラリの Power BIによる可視化の方法についてご紹介させていただきました。

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