【Power Automate】電子印鑑 GMO サインとの連携による契約書業務の効率化

いつも弊社のブログをご愛読いただき、ありがとうございます。
MS開発部の市川蓮です。

皆様は契約業務をどのように行っていますでしょうか。

現代のビジネスにはスピードと効率が求められています。
そこで活躍するのが電子契約サービスです。
紙ベースの契約作成や署名の手間を省き、
オンライン上で簡単に契約を作成・管理できる画期的なサービスです。

特に電子契約サービスの中でも多くの企業が利用しているサービスが
電子印鑑 GMO サイン（以下、GMOサイン）です。

本記事では、
電子契約サービスGMOサインと
弊社が得意とするPower PlatformのPower Automateを組み合わせて
より業務を自動化する方法についてご紹介致します。

これらを活用することで、ビジネスプロセスの効率化や時間の節約、
さらには環境への負荷軽減など、多くのメリットが得られることでしょう。

電子契約サービス

電子契約サービスは、紙や印鑑を使用せずに、
電子的な手段で契約を作成、署名、管理することを可能にするサービスです。

従来の紙ベースの契約では、書類を印刷し、署名し、郵送や直接提出する必要がありましたが、
電子契約サービスを利用すると、全ての手続きがオンライン上で行われます。

電子契約サービスは、次のような特徴を持っています。

1. 簡便な手続き
   ユーザーはウェブブラウザやモバイルアプリを介して契約を作成し、必要な情報を入力します。
   電子署名を用いて契約書を署名し、簡単に送信することができます。


2. タイムリーな取引
   電子契約サービスを使用することで、
   契約の作成、署名、送信が迅速に行われ、ビジネス取引の効率性が向上します。


3. スケーラビリティ
   大量の契約を一度に処理することも可能であり、
   ビジネスの成長に合わせて適応させることができます。


4. 安全性と信頼性
   電子契約サービスは高いセキュリティ対策を備えており、契約書や個人情報の保護を確保します。
   また、電子署名技術により、契約の完全性と信頼性を確保することができます。

電子契約サービスは、
ビジネスの効率性向上や環境への負荷軽減、取引の追跡性向上などの利点をもたらします。

しかし法的な観点や地域によっては、電子契約の有効性に関して、
詳細な規制があることもありますので、適切な法的アドバイスを受けることが重要です。

電子印鑑 GMO サイン

GMOサインとは、電子契約サービスのひとつです。
導入企業数と契約送信件数においてNo.1で、
300万社以上の事業者が利用しています。

GMOサインは以下の特徴があります。

1. 送信料110円／件
   契約印タイプ（立会人型電子署名）の送信料は1件あたり110円です。


2. 部外秘の文書も安心保管
   権限設定や閲覧制限で、⼤切な⽂書を確かに管理します。
   こちらは追加費⽤なしの標準機能です。


3. 法的にも安心
   電子帳簿保存法に準拠しているため、安⼼してご利⽤いただけます。
   より本人性が高い当事者型電子署名の利⽤・併⽤も可能です。

GMOサインについての詳細な情報は、https://www.gmosign.com/にてご確認ください。

Power Automate × GMOサイン

GMOサインは外部サービスとの連携を行うことで、業務の自動化を行うことが可能です。

今回は、Power AutomateとGMOサインを連携することで行えることについてご紹介致します。

契約先に契約書テンプレート送信

概要

GMOサインに格納してある契約書テンプレートを送信する際に、
契約書項目内容を送信することで、自動で契約書を作成し契約先に送信することができます。

普段から利用する契約書をわざわざ作成する手間が省けるだけでなく、
送信までを自動で送信するため通常業務を効率的に行うことができます。

概要図

使用するコネクタ

指定したテンプレートを使用して新しいエンベロープを送信します

フロー

フローを作成する前に事前作業として、
GMOサインに契約書テンプレートを登録しておきます。

1. トリガー：必要項目を送信
   Power Appsキャンバスアプリ、Microsoft Forms等を利用して
   これから送信する契約書に必要な項目を送信します。


2. アクション：指定したテンプレートを使用して新しいエンベロープを送信
   トリガーで取得した情報に適したテンプレートを指定し、自動で契約書を作成します。
   契約書作成完了後もこのアクションによって、
   契約先へとエンベロープ（契約書のまとまり、封筒のようなイメージ）として自動送信します。

署名済契約書を自社ストレージに格納＆通知

概要

GMOサインで送信した契約書を契約先で署名が完了した際、
自動で取得し自社ストレージに格納します。

署名された契約書を自分たちで管理する手間が省けるだけでなく、
自社ストレージに格納したことを通知させることで、先方に契約書の状況を確認する必要がなくなります。

概要図

使用するコネクタ

• エンベロープの状態を変更したとき (接続)
• エンベロープ ドキュメントを取得する

フロー

1. トリガー：GMOサインのエンベロープの状態が変更されたとき
   契約先で送信したエンベロープ（契約書のまとまり、封筒のようなイメージ）が
   署名されてステータスが変更された場合にフローが起動します。


2. アクション：エンベロープドキュメントを取得する
   先ほどトリガーとなった、状態が変更されたエンベロープ内のドキュメントを取得します。
   エンベロープ内に複数ドキュメントがある場合も全てのドキュメントを取得します。


3. アクション：通知
   TeamsやOutlookなどで営業担当者チーム等に通知を送信させます。
   その際に自社ストレージのパスを記載することで、
   通知受信後すぐに署名済契約書を確認することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか。

本ブログでは電子契約サービスであるGMOサインと
Power Automateと連携することで自動化出来ることについてご紹介致しました。

今後もGMOサインのトリガー＆アクションのコネクタが増えることで、
より業務を自動化し効率的に契約業務を行うことができるようになるでしょう。

弊社ではこのようにPower Platformに関する情報を発信しています。
また弊社ではPower Platform導入支援サービスを提供していますので、
ご興味ありましたら合わせてご確認ください。

ここまでお付き合いいただき、誠にありがとうございました。