効率的なサイト利活用に使える！SharePointサイトの利用状況の確認方法

こんにちは、MS開発部の石幡です。

Microsoft365管理センター内のMicrosoft 365 レポートにはSharePoint サイトの利用状況というページがありますが、SharePointサイト内からもサイトの利用状況を確認できることはご存じでしょうか？

サイト内から確認できる「サイトの利用状況」はMicrosoft 365管理センター内のMicrosoft 365 レポートとは異なり、Microsoft 365管理者だけでなく、サイトのオーナーや管理者、メンバーや訪問者も気軽に確認することができます！
「SharePointサイトの利用状況」には、サイトの訪問数やファイルの閲覧者数といった情報が含まれているため、サイトの活用状況やユーザーの動向を確認し、サイトのホームページの修正や格納フォルダの整理など、効果的な戦略の策定や改善施策の立案につなげることができ、閲覧者も人気のコンテンツの把握がしやすいため効率的なサイトの活用に役立てることができます。

本記事では、SharePointサイト内からのサイトの利用状況を確認する方法について説明いたします。

SharePointサイトの利用状況とは

SharePoint サイトの利用状況

SharePointは、組織内で共有する文書や情報を一元管理し、社員間でのコミュニケーションや
業務の効率化に役立つプラットフォームです。
サイトの利用状況を把握することで利用者の傾向やニーズを理解し、類似のコンテンツ作成に活かす
ことや、より効果的な改善策を立てることが可能です。
例えば、どのページがよくアクセスされているか、どのファイルが頻繁に利用されているか、どのような時間帯に訪問者が多いかなどの情報を把握することができます。

そして、この情報を基に、適切な措置をとり、サイトの改善を行うことで、管理者だけでなく、ユーザーの業務効率化やニーズの満足度向上につながるというわけです。

確認できるデータ

SharePointサイトの利用状況を確認する際に表示されるデータとは、主に次のような情報になります。

• 重複しない閲覧者数やサイトの訪問数
• サイトやファイルが表示された回数や費やした時間
• サイトやファイルがアクセスされたデバイスや時間帯

サイト管理者、所有者だけでなく、メンバーや訪問者もサイトの使用状況データを表示できるため、
ユーザーでも気軽にサイトの利用状況を確認し、どのファイルがよく閲覧されているか等を確認する
ことができます。

利用状況を確認するメリット

前述の通り、SharePointサイトの利用状況を確認することによって、どのサイトやファイルに人気が
あるか、何名がニュース投稿を閲覧したか、どの時間帯が最も活発かといった情報を把握することが
できます。
これによって、以下のようなメリットがあります。

1. サイトの使われ方の把握：
   どのサイトやファイルの閲覧数が多いのかを把握することにより、サイトの使われ方を理解し、
   ページやフォルダの階層を修正する等、今後のサイトの改善点を把握することができます。
2. 業務の効率化：
   アクセスが多いページやファイルがあった場合、管理者はそれらの処理自体の効率化を図ることでより快適な環境を提供することができます。
3. 人気のコンテンツの把握：
   ユーザーも気軽に確認することができるため、閲覧の多いファイルやニュースを簡単に把握し閲覧することができ、人気のコンテンツのレイアウトや文章等を参考にすることもできます。

このように、SharePointサイトの利用状況を確認することは、より使いやすい環境を提供することや、人気のファイルやニュースの把握に役立ちます。

確認に必要な権限

サイトの使用状況データは、サイトがモダンサイトもしくはモダンUIの場合、閲覧権限を持っていれば一般ユーザーでも確認することができます。
検証したところ、一部機能に制限はありますがゲストユーザーの場合でもサイト所有者のアクセス許可を持っていればサイト分析データやサイト使用状況データにはアクセスできました。
付与されている権限については「設定」の「サイトのアクセス許可」から確認することができます。

利用状況を確認して得られる情報には、サイトやファイルの閲覧数、アクセスの時間帯や期間、
利用しているデバイスの種類などが含まれます。
これらの情報は、サイトの改善やセキュリティ対策、ユーザーのサポートなどに役立ちます。

確認方法

SharePointサイトの利用状況を確認する方法は、以下の手順を行うことで簡単に把握することが
できます。
1. SharePointサイトに管理者、所有者、メンバー、訪問者として移動します。
2. 「設定」をクリックします。
3. 「サイトの利用状況」をクリックします。

ここで、閲覧者数や訪問数、人気のコンテンツ、デバイスや時間ごとのアクセス数など、様々な情報を
確認することができます。
このように、管理者、所有者、メンバー、訪問者としてサイトを開き、「サイトの利用状況」をクリックすることで、簡単にSharePointサイトの利用状況を把握することができます。

まとめ

SharePointサイトの利用状況を把握することは、サイトを効率的に利活用する上で重要な役割を果たします。
今回紹介したSharePointサイト内から確認できる「サイトの利用状況ページ」は、Microsoft 365管理
センターで確認できる「サイトの利用状況レポート」とは異なり、管理者だけでなく所有者、メンバー、
訪問者もサイトを訪れた際に気軽に確認できます。
確認できる内容は、サイトの訪問数やコンテンツごとの表示回数、時間ごとのアクセス数など、効率的なサイト運営やサイト改善に非常に用いやすいものであると考えられます。
このように、サイトの利用状況ページは管理者でないユーザーも気軽に訪問者数や人気のコンテンツを確認することができるため、サイト全体の動向や注目度の高いコンテンツの把握を素早く行うことが
できます。

皆様もぜひSharePoint サイトの利用状況ページを利用し、効率的なサイト運営や利用に活用して
いただけると幸いです。
ここまでお読みいただき、誠にありがとうございました。