SharePointOnlineの検索センター①

こんにちは、MS開発部の 荒井 です。

今回は、以前お客様からもご質問をいただいた、SharePointOnline標準機能での検索についてご紹介したいと思います。

検索は、多大なアイテムを抱えるリストやライブラリからお目当てのデータを探し出すためには当然必要な機能ですが、この機能で困っている方が多いのもまた事実です。

SharePointOnlineで検索する際には「エンタープライズ検索センター」を利用することになります。この検索センターには
・通常の検索ページ
・高度な検索ページ
の2種類のページを作成することが可能です。
※以下のようなページはSharePoint2013でも作成可能です。

通常の検索ページ

サイト作成直後だと、右上にある検索ボックスなどから移ることができます。

実際に設定した検索ページがこちら↓

※画面に収まるよう検索結果を5件ずつ表示するようにしています。

検索ページはサイト作成直後そのままの状態では不便な点があり、
・検索範囲がサイトコレクション単位orサイト単位と広い
・リストそのものやページなど、”サイトに存在するものすべて”が検索対象となっている
など、ほしいデータを探すことは難しいと思います。

作成したサイトでは2つのリストを用意しましたが、テストリスト1のアイテムのみを検索対象にするように設定したため、
検索結果はテストリスト1のアイテム総数である20件のみとなっています。

その他役立つ機能としては、以下のようなものがあります。

検索ナビゲーション

検索するリスト・プロパティなどを指定したい場合に有効です。
ナビゲーションの項目を選択することで、「タイトル」列での検索・「複数行テキスト」列での検索 というように検索するプロパティを切り替えることが可能です。

絞込み条件

左側のスペースには検索結果に応じて選択肢などが表示されるので、それを選択することでさらに検索結果を絞り込むことができます。
日付列はスライダー形式にし、バーを動かすことで期間を指定することが可能です。
まずは検索ボックスからキーワードで検索し、絞込み条件を見て細かい内容を選んでいくことで、検索の効率化に役立ちます。

並び替え

リストビューでもお馴染みの機能ですが、検索機能でも並び替え（ソート）を行うことが可能です。
特別な機能ではないものの、検索には欠かせないのできちんと設定しておきたいところです。

高度な検索ページ

こちらはある程度パソコンなどを使い慣れている方向けの仕様かなといったページです。

複数のプロパティに対し検索条件を指定することは 通常の検索ページ では難しく、評価できる点があることは確かですが、
設定できる項目が多いが故に気軽に検索できず、「どうすればいいかわからない」という方もいらっしゃるかと思います。

リストアイテムが多く、どうしても細かい検索をしてピンポイントでデータを見つけたい方は使う機会があるかもしれません。

ということで、「エンタープライズ検索センター」のご紹介でした。

長くなってしまうので、今回作成した検索ページの設定方法などは次回書こうと思っています。