【Microsoft Bookings】 Microsoftで実現可能なオンライン予約サービス【第1回】

こんにちは、MS開発部の加藤です。

突然ですが、会議や予約等の日程調整はどのように行っていますか？
メールやチャットツールを使って、直接やり取りしている方も少なくないと思います。
そんな中で、このようなお悩みや煩わしさを感じたことはありませんか？

― 日程調整のために何度もメールでやり取りをするのが大変…
― 予定調整に時間がかかり、その間に候補日が埋まってしまった…
― 予約時間の前後に準備時間の設定や、予約のキャンセル期限の設定などオプションをつけたい…
― 会議室も一緒に管理したい…
― 予約フォームを作りたいけど難しそうだし、予約管理サービスを新規導入するほどの予算はない…

特に、美容院や医療機関などの来院予約の管理や、
採用面接や打ち合わせなど、組織外の人との予定調整をする方など
日常的に、お客様との日程調整の業務に携わっている方や企業の方は
このようなお悩みを感じることは多いのではないでしょうか？

本記事では、上記のような日程調整の際に生じるお悩みの手助けができる
おすすめのオンラインの予約サービスについてご紹介をいたします。

※本章では、
Microsoftが提供しているオンライン予約サービスMicrosoft Bookingsのご紹介をしていきます。
既に知っている！興味がある！という方は、利用方法やおすすめ機能についても
他ブログで詳しくご紹介していくので、是非ご一読ください。

また、Microsoft Bookingsについての資料は下記よりダウンロードも可能ですので、
併せてご覧いただければ幸いです。
オンライン予約サービス　Microsoft Bookings紹介

オンライン予約サービスついて

来院予約や会議の為の日程調整と一言でいっても状況ごとに
担当者は一人なのか複数なのか、指定をするのかしないのかという点や
場所はオンラインなのか、会議室を抑えなければいけないのかといった点は異なります。

また、どんな状況でも以下のような流れが生まれ、予定が確定するまでに時間と労力を要します。

1. 予定調整のための日にちや会議室の仮押さえ →
2. 候補の日程が合わない場合は再調整 →
3. 仮に抑えた日にちや会議室を変更 →
4. 予定が決まり次第確定メールの作成・送信 →
5. オンラインの場合はミーティングIDも添付 →
6. キャンセルや日にちが変更になった場合は再調整 → １に戻る

しかし、日程調整が可能なオンライン予約サービスを使うことで、
このような面倒な作業を一括で行ってくれるようになり、大幅なタスク削減に繋がります。

ですが、ここでまた一つ問題点が浮かび上がってくると思います。
それは日程調整が可能なオンライン予約サービスの種類が多すぎるという点です。

Googleなどが提供しているサービスもありますが、
HPや日程調整アプリのまとめサイトなどを見ればたくさん情報が記載されており、
その中で最適なアプリを見つけるのは、とても難しいかと思います。

そんな方におすすめしたいのが、
Microsoftが提供しているオンライン予約サービスMicrosoft Bookingsです！！

Microsoft Bookingsとは、予約の受付と管理を容易に行うことができるアプリケーションです。
Outlookの予定表を元に、空き時間を公開して予約をしてもらう事ができます。
予約可能な日時の設定や複数スタッフの管理、組織内公開や外部公開等の設定を行うことも可能です。
詳しくは「Microsoft Bookingsとは？」でご紹介していきます。

Microsoft Bookingsとは？

前述した通り、スケジュールの予約と管理を簡単に行うことができる Microsoft 365アプリケーションで、 Outlookの予定表を元に、空き時間を公開して予約をしてもらう事ができる製品です。

Microsoft 365のライセンスを購入するだけで、幅広い機能を利用することが可能です。
また、既にMicrosoft 365のライセンスをお持ちの組織では、
会議等の予約をする際にOutlookやTeamsを活用されていることが多いかと思います。
使い勝手が良く、組織内で単純な予約をする場合には何も問題はないかと思います。

ですが、組織外の人と会議を設定したい場合や、会議の前後に準備時間を設定したい場合、
予約のキャンセル期限の設定等の細かいオプションをする際に煩わしさを感じたことはないでしょうか。

そこでMicrosoft Bookingsを利用することで、プログラミング等の専門知識不要で
Microsoft 365ライセンスの有無を問わず誰でも予約できるフォームを作成することができ、
フォームごとに細かなオプションを簡単に設定することができます。
また、予約の状況やスタッフのスケジュール等も一括で管理することができるため、
ダブルブッキングなどのミスを防ぐことが可能です。

そのため、美容院や病院機関などの来院予約フォームや採用面接用のフォームといった、
用途ごとに合ったフォームを簡単に作成することができます！

まとめ

今回は、Microsoftで実現可能なオンライン予約サービスとして
Microsoft Bookingsについてご紹介をいたしました。

「オンライン予約サービスについて今の悩みにマッチングしている！」
「Microsoft Bookingsについてもっと詳しく知りたい！」と感じましたら、
次の章【Microsoft Bookings】利用方法について【第2回】で、
Microsoft Bookingsを使うために必要なライセンスから機能、作成方法までと、
さらに詳しくご紹介していきますので、是非ご一読ください。

ここまでご愛読いただきありがとうございました。