SharePoint Designerで作成するワークフローの廃止と代替方法

MS開発部の永田です。

先日SharePoint Designerを利用した2010ワークフローが廃止になると知り、社内でも衝撃が走りました。
以前よりSharePointDesignerは非推奨であり、今後廃止になる予定なのは知っていましたが
今回の2010ワークフローについては、期限があまりない事もあり驚いています。

SharePoint Designerを用いたワークフローについて

先日Microsoftより「SharePoint 2010 のワークフローのサポート終了」のお知らせが発表されました。
具体的には以下のようになるようです。
2020年08月01日からは、新規作成されたテナントでは、SharePoint 2010 ワークフローは無効になります。
2020年11月01日からは、SharePoint 2010 ワークフローは既存のテナントから削除されます。
SharePointアイテムのアクセス権限変更などはSharePoint2013ワークフローよりも2010の方が
使い勝手がいい事もあり、現役で使っている企業も沢山あるのではないでしょうか。
また、SharePoint 2013ワークフローを使っているから大丈夫!と思っている方
2013ワークフローについても既に非推奨となっており、SharePointDesignerを含め2026年にはサポートが終了します。
 

今後作成するワークフローはPower Automateで

2010、2013ワークフローでよく利用していた承認ワークフローなども標準のテンプレートして用意されています。
また、Power Automate(旧称:Microsoft Flow)は昔よりも無料で実行できる回数も増えてきており
現在は、Microsoft365(旧称:Office365)を契約している場合、ユーザー単位で2,000回/24hとなっています。詳細はこちらを参照ください。

また、Power AutomateはSharePointDesignerで作成するフローよりもメリットも沢山あり
SharePoint以外との連携(例:Microsoft365のその他製品『Teams、Yammer、Outlook』や、他社製品のGoogle、DropBox、Twitterなど)も容易に可能になっています。
また、Power Automate上でエラーがあった場合、既定では週1回メールでお知らせが届きますが、
エラー発生都度メールが欲しいといった場合も、プログラムのTry-Catchのようなイメージで、エラーが発生したタイミングで通知を送信することも可能です。

しかし、標準で用意されていないアクションを実行する場合などは、下図のように少しプログラムよりな記載になってきます。

分かりやすい例として、過去に記載したブログ「Microsoft Flow でアイテムの権限を変更する」などがあります。
他にも、Power Automateのトリガー条件として、SharePointアイテムの作成、更新などを選んだ場合でも、追加で特定の列がTrueであったら後続を動かすといったように、条件を設定することも可能になっています。

単純なテンプレートをそのまま利用する分には、お手軽に使えるPower Automateですが
上記の様なカスタマイズや、少し凝った動作にするとローコードな製品であってもノウハウが必要になってきます。
意外と一筋縄ではいかない事が多いですが、既存のSharePoint Designerを利用したワークフローからの移行や、新規にPower Automateを利用したいなどありましたら、お気軽にお問い合わせください。

(お問い合わせはこちらのページをご確認の上、メールアドレス「info@deepcom.co.jp」までご連絡ください。)  
以上、最後までご愛読いただきありがとうございました。 

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