Nintex Workflow for SharePointについて②

こんにちは、MS開発部の 小林 です。
前回に引き続き「Nintex Workflow for SharePoint」についてご紹介します。
 
Workflowは、アイテム更新やメールでの通知などを自動化することができて便利な反面で設定に時間がかかり複雑なコーディングも必要では……と考えている方もいるかもしれません。
Nintex Workflowはコーディングの必要がなく、クリックやドラッグ&ドロップといった簡単な操作で構築することができるので時間も手間もかかりません。
 
実例として、Outlookの予定表と連携した会議室予約システムをご紹介します。
 

Nintex Workflowを使用したOutlookからの会議室予約

SharePointの予定表のみを利用した予約システムだと、空き時間等の予定を確認する度にSharePointのWeb画面を開く必要があります。また、SharePointとOutlookの両方で予定を管理している場合はそれぞれのシステムで予定の登録が必要になります。
 
しかし、Nintex Workflowを利用することで、SharePointとOutlookを連携した会議室予約システムを構築する事ができ、SharePointとOutlookの予定表へ同時に予定の登録・更新・削除が可能になります。
 
<Outlookからの会議室の予約方法は以下の手順で行います>
①SharePointの予定表のリボンから「Outlookに接続」をクリックし、Outlookの予定表に会議室予約用の項目を追加します。

 
②Outlookの予定表から会議室を予約します。
 件名に会議室名を入力します。

 
SharePointの予定表にOutlookで登録した予定が設定されます。
予定の更新・削除は登録と同様にSharePointとOutlookの両方から可能です。

 

Nintex Workflowの設定の流れ

・Outlookで登録された予定が自動でSharePointの予定表に登録される設定
・予定の登録・更新の際にエラーがあった場合にワークフローを中止する設定
・登録された予定に権限を設定
 
以上の設定をNintex Workflowのアクションで構築すると以下のフローになります。
※下の図の1つ1つの四角部分がアクションと呼ばれるものです。

 

フロー全体

アクションとは

Nintex Workflowには様々なアクションがあるので、設定次第で多様なシステムを構築する事ができます。
今回のシステムでは【条件の設定】【アイテムの更新】【通知の送信】【ワークフローの終了】【アイテムの削除】【アイテムの権限の設定】のアクションを使用しています。
アクションを組み合わせて上記「フロー全体」のように構築します。
 
使用したアクションの1つ【通知の送信】アクションの設定を紹介します。  
宛先・件名の必須項目の他に添付ファイルや本文等も任意で設定することが可能です。
その他のアクションも1つの画面内で設定が完結するので複雑な設定は不要です。

 
 

全てのアクションの設定が完了しましたら完成です。
※設定が完了したら、必ず発行してください。 発行を行わないと設定が反映されません。

 
 
 

如何でしたでしょうか?今回ご紹介しました実例では使用したアクションも少なくシンプルなWorkflowを構築しましたが、様々なアクションを利用することでさらに機能を拡張させることができます。
他にも書類ベースで行っていた承認処理の自動化や定期的なメール配信などNintex Workflowを利用するこで更なる業務効率化が望めます。

以上、「Nintex Workflow for SharePoint」のご紹介でした。

 

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