SharePoint Designerと簡単なカスタムワークフローの設定について

弊社ブログをご愛読の皆様、こんにちは。MS開発部の種田です。

今まで色々な記事を掲載してきましたが、SharePoint Designerありきの記事がいくつかあったので(この記事とか。。)、今回はSharePoint Designerのざっくりした使用方法と簡単なワークフローの設置方法を掲載したいと思います。
ちょっとしたワークフローを設置してみたい、SharePoint Designerにて設定できるワークフローでどんなことができるのか、などといった方へ是非何かの足掛かりとなれば幸いです。

SharePoint Designerについて

まずSharePoint Designerとは一言で、

SharePoint Designer 2013 は、SharePoint アプリケーションを迅速に開発するための最適なツールです。

とのことです。(Microsoft公式サイトより)
単純明快で大変わかりやすい内容ですが、具体的に何ができるのかなど、あまりピンとこないですよね。
以下にSharePoint Designerのインストール~簡単なワークフローの設定方法までを記載しておきますので、できる事の1つとして参考程度になれば幸いです。

SharePoint Designerのインストール

まず、SharePoint Designerのインストールから行ってください。
以下の公式サイトよりDLすることが可能です。

SharePoint2013 / SharePoint Online
SharePoint2010

インストール方法やシステム要件については上記ページに記載されておりますので、併せてご確認下さい。

SharePoint Designerよりサイトへ接続してみる

インストールが完了したら、SharePoint Designerを起動してみましょう。

上記画面が表示されるので、[サイトを開く]を選択して[サイト名]に対象サイトのURLを入力し、[開く]を選択して下さい。

接続途中にサインインしてくださいと表示されることがあるので、表示されたらサインインして下さい。

リボンメニューとサイドメニューについて


初期画面で、まずは上のリボンメニューですが、大きく分けて以下の4つになります。(※SharePoint Designerでアクセスしている箇所によってリボンメニューは変動し、初期画面ではサイトに対しての操作メニューとなります)

  • 新規作成

    • コンテンツ(例えばページやライブラリ)などをここから作成することができます。
  • 編集

    • サイトやライブラリなどの名前を変更することができます。
  • アクション

    • 権限を設定したり、SharePointグループにユーザーを追加することができます。
      またテンプレートにリセットすることで、SharePoint Designerからカスタマイズを行いテンプレートから逸脱した箇所をリセットすることができます。
  • 管理

    • 主にサイトの設定をすることができます。
主にサイトの設定やアプリの追加などの役割にあたりますね。
次にナビゲーション上の[ > ]を選択することで表示されるメニューについてです。


見たまんまとなりますがサイト内の各コンテンツにアクセスするためのナビゲーションですね。
こちらはサイトコンテンツ一覧ページの役割に近いかと思います。

実際に対象へアクセスしカスタムワークフローを設定してみる

※今回は例として以下サイトコンテンツ一覧の”ドキュメント”にカスタムワークフローを設定してみます。

まずは[ナビゲーション]より[リストとライブラリ]を選択して下さい。
右側の画面にリストとライブラリの一覧が表示されるので、[ドキュメント]を選択して下さい。

[ドキュメント]にアクセスできたら、左上の[リストワークフロー]を選択して下さい。(上述している通り、現在はドキュメントライブラリにアクセスしている為、ドキュメントライブラリに対しての操作メニューが表示されております)

ワークフローの作成画面が表示されるので、名前を付けて[OK]を選択して下さい。プラットフォームの種類はSharePoint 2013 ワークフローのほうができることが多いので、とりあえずはSharePoint 2013 ワークフローを選択して下さい。(MicrosoftもSharePoint 2013 ワークフロー推奨とのこと)
※今回はライブラリに新規でファイルがアップロードされた際、サイトオーナーのSharePointグループに含まれるメンバーに通知がいくワークフローを設定してみます。(例なので通知機能を使用すれば?という突っ込みは無しで!)

するといかにも開発者向けのような画面が表示されますが、怯まずにリボンメニューの[挿入]タブより[アクション]>[電子メールを送信する]を選択し、フローの中にアクションを追加して下さい。
(※ここからは何をしたいかで操作が変わってきます。
例えば作成者が○○、ある値が○○の場合などの条件付けを行いたい場合は[条件]を選択して下さい。
アクションも同様で選択できるアクション一覧より、目的にあった処理を選択してご利用下さい。)

フローにアクションが追加されたので、次はそのアクションに対する設定を行います。(今回の場合は青字で”対象ユーザー”となっている箇所を選択して下さい)
電子メール メッセージの定義が表示されるので、必要な情報を選択/入力後、[OK]にて完了して下さい。 (宛先/CCは右側の辞書アイコンから送付先を検索できます。ここではSharePointグループも選択することが可能です)

今回のワークフローの処理としてはメールの送信のみですので、メインとなる処理はこれで終了です。後処理として、”ステージに移行”に“アクション”から[ステージに移動する]を挿入し、移動先に[ワークフローの最後]を選択して下さい。

ここまでくれば、あと少しです。
ワークフローの設定(リボンメニューの“管理”群から[ワークフローの設定]を選択)に戻ります。
“開始オプション”にて[アイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始する]にチェックをいれ、後は左上の[発行]を選択すればワークフローの設置は完了です。あとはワークフローを設置したドキュメントライブラリにファイルをアップロードし、通知メールがくれば成功です。
保存・発行を行えば、SharePoint Designer側ナビゲーションの[ワークフロー]に一覧表示されますので、修正などはここから行って下さい。

ここまでがざっくりとした一連の流れとなります。
今回は簡単にメール送信を行うワークフローを設定してみましたが、目的にあわせて色々とお試しください。
またワークフローの作成やSharePoint Designerに関するご質問やご依頼、その他弊社の業務に興味をもたれたかたは是非、お気軽にお問い合わせください。 (お問い合わせはこちらのページをご確認の上、メールアドレス「info@deepcom.co.jp」までご連絡ください。)

 

以上、最後までご愛読いただきありがとうございました。


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