ドキュメントライブラリのフォルダに説明文!ドキュメントセットの設定

皆さんこんにちは。MS開発部の中村です。

ドキュメントライブラリのフォルダにタイトルだけでなく説明文を追加したいなんて思ったことはないでしょうか?私自身が試した際、ドキュメントライブラリの設定で列を増やしても、編集画面から登録することはできず…。奥の手、データシートビューで試してみても「このセルは読み取り専用です」となってしまいました。

今回はそんなお困りの方に説明文を登録できる方法を発見しましたので、小技程度にご紹介したいと思います。

実際に使ってみよう

では百聞は一見にしかずといいますので設定方法をご紹介していきたいと思います。ただ小技といいましても実はサイトコレクションの機能を変更するので影響範囲などは検証する必要があります。

それでは、実際に設定していきたいと思います。

  1. 何もしていない本来のドキュメントライブラリ
    ※ドキュメント画面
  2. サイトコレクションの機能の下図Document SetsをActive!!
    ※サイトコレクションの機能画面
  3. ドキュメントライブラリの設定でドキュメントセット(コンテンツタイプ)を追加します
    ※コンテンツタイプ追加画面
  4. フォルダを追加するときに説明文を追加できるように!
    ※新規登録画面
  5. 追加すると、、
    ※ドキュメントライブラリ画面
  6. フォルダの中に入るとレイアウトが変わっています。
    ※フォルダ内

まったくの標準機能だけで説明文の追加ができちゃいました。これならどんなフォルダなのか見分けがつくので大変便利ですね。

SharePoint上だとアイコンが変わっちゃうのでフォルダかどうか心配になりますが、エクスプローラーで見るとちゃんとフォルダとして認識されていますね。



いかがでしたでしょうか?今後もドキュメントセットのように意外と知られていない便利な機能を紹介していきればと思います。他、弊社の業務内容などにご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
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以上、最後までご愛読いただきありがとうございました。

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