SharePoint Designerから作成できるカスタムワークフローについて

弊社ブログをご愛読の皆様、お疲れ様です。MS開発部の種田です。

SharePointには承認ワークフローやフィードバックの収集ワークフローなどのテンプレートが幾つかありますが、それとは別にSharePoint Designerを利用し、各処理(ステップ・アクション)を自分で設定できるカスタムワークフローについて今回は記載したいと思います。

SharePointのワークフローについて

ワークフローについて、Microsoftの公式に記載されている文書を引用しますと

ワークフローは、結果を生み出す一連のタスクとして定義される場合があります。 SharePoint 製品とテクノロジ では、ワークフローは、ビジネス プロセスに関連した一連のアクションやタスク間での、ドキュメントやアイテムの自動的な動きとして狭く定義されています。 ワークフローを使うと、組織はSharePoint リストまたはライブラリのドキュメントやアイテムに、ビジネス ロジックを関連付けることができ、組織内で共通のビジネス プロセスを一貫して管理できます。 ビジネス ロジックは、基本的には、ドキュメントやアイテムに対するアクションを定義したり制御したりする命令のセットです。…

もう少し噛み砕くと、あらかじめ定義した処理を、新規・更新のタイミング、もしくは手動にて動作させるというものです。
具体例としては交通費の清算など、申請者が上長に承認をもらい清算をするといったフローなどがあります。

そもそもワークフローの利点とは

まずワークフローの利点は、決まった動作(ルーチン)を自動化できるところにあります。
例えば、ドキュメントライブラリにファイルを格納すると、命名規則に従ってファイルを自動でリネームすることが可能です。
もう少し具体的にファイル名に固有となる連番を付与してほしい、アイテムやファイルの作成者と管理者以外は権限を剥奪してほしい、承認タスクを利用した少し複雑なフローを作成してほしい、新規アイテムが投稿された際に独自のフォーマットでメールを送信したい、などなどのお話をいただいた際にはカスタムワークフローを利用して実装させていただいております。

実際に扱ってみて

SharePoint DesignerからUIで、分岐・動作などを設定し基本ノンコーディンで実装できてしまうので、非常にお手軽にユーザーの要望にお応えすることが可能です。
その反面、SharePoint2013以降それなりに扱いやすくはなりましたが、かゆい所には手が届きずらく、どうしても難しい事を実装してほしいと言われた場合は、Nintex Workflowなどを利用するか、Visual Studioを利用した開発が必要となってきます。

それでも、開始時に必要な情報を入力させたり、

ユーザー設定のアクションでワークフローの起動をユーザーフレンドリーにできたり、


それなりな数のアクションを設定できたり、

と、非常に便利なので是非興味があるかたはSharePoint Designerをインストールして、ワークフローを作成してみてください。

ぼやき

ワークフローでこの前、謎現象に嵌りかけました。。
これはSharePoint2010で確認したのですが、Blank Site(空のサイト)を作成すると、サイトの直下にdefault.aspxが設置されますよね。
そのページ上にワークフローを仕込んだリストやライブラリのビューを設置し、ワークフローのステータス(CompliteやApproverなど)を表示している場合、ステータスのリンクを選択するとエラー画面に遷移しました。

これ調べてみたところ、フォーラムにまったく同様の記載がありました。
https://social.technet.microsoft.com/Forums/sharepoint/en-US/055791e5-c52e-4678-bbc8-8aec0f455c2a/sharepoint-2010-workflow-status-link-error?forum=sharepointgeneralpreviou
どうも原因はステータスのリンク部分に謎の文字列(lists=&)がついているとのことでしたので、今回はビューを設置した場所に以下のスクリプトを埋め込み回避してみました。

もし同様の現象が発生してお困りの方がおられましたら、お試しください。

その他には、ワークフローアクションのリストアイテムの更新時に不明なエラー(ワークフローでは、アイテムを更新できませんでした。アイテムの 1 つ以上の列で、異なる種類の情報が必要であった可能性があります。)が発生して、ワークフローがストップすることがあります。
設定上問題なさそうな場合は、一度更新する列や値をリセットし再度同様の設定をし直すことで直る場合があったりと、中々手ごわい挙動を見せてくれることがあります。

ここまでざっくりとカスタムワークフローについて記載致しましたが、将来的にはSharePoint Designerも無くなるようですので、今後はMicrosoft Flowへ切り替わってくるのでしょうかね。
(現時点ではMicrosoft FlowのターゲットがSharePointに限定していない為、SharePoint Designerでできるようなことは再現できないようです)

いかがでしたでしょうか?ワークフローの作成に関するご質問やご依頼、その他弊社の業務に興味をもたれたかたは是非、お気軽にお問い合わせください
(お問い合わせはこちらのページをご確認の上、メールアドレス「info@deepcom.co.jp」までご連絡ください。)

以上、最後までご愛読いただきありがとうございました。

コメントは利用できません。